Всё же буду иногда писать о том, что такое аутсорсинг. Моими глазами, конечно. Ибо статистика показывает, что не все предприниматели, отдающие предпочтение бухгалтерии на стороне, понимают, во что они ввязываются.
1. Сотрудничество с удаленной бухгалтерией требует четкого следования прописанной технике коммуникаций.
Если с нашей стороны (исполнитель) есть обязанность сообщать или запрашивать какую-либо информацию и делать это проактивно, то от вас как заказчика требуется обеспечение обратной связи. Если вы согласились на условия обмена информацией и значимыми документами по адресам электронной почты, указанным в договоре, то используйте эту почту.
«А давайте мы чат в Вотсапе создадим на пятерых, я туда буду направлять копии документов, ибо я не всегда у компьютера».
Ага, давайте. И таких чатов будет 200. Или 300. Может, 1000. И все оттуда будем забирать первичку, счета для формирования платежек и согласовывать данные для отчетности. Прекрасно.
Нет, так не пойдет.
У аутсорсинга может быть мобильное приложение, какой-то личный кабинет на сайте или корпоративная почта, которая закреплена за каждым сотрудником рабочей группы. Но если вы согласились на обмен документами и информацией в каком-то формате, то следуйте этому правилу.
2. Отвечайте на письма с запросами.
Казалось бы: если пришло требование, то нет никого более заинтересованного в ответе на него, чем руководитель компании, который заплатит штраф, если ответа не будет или он не вовремя уйдет по ТКС в ИФНС.
Но «мне некогда», «я на переговорах», «у меня доступ к почте только на ноуте, а я в самолете». Если такие слова от вас бухгалтер слышит чаще, чем приходят требования о предоставлении документов из ИФНС, то пора что-то менять. Причем не факт, что аутсорсинговую компанию. Скорее надо менять что-то в себе. Или у себя. Но точно где-то в районе собственного носа.
3. Не давайте значимые указания по телефону.
Аутсорсинг — не штатный бухгалтер, сидящий в офисе в соседнем кабинете. Внешняя бухгалтерия — это высокоструктурированная организация, в которой каждый шаг прописан регламентом. Небольшая компания больше ориентируется на индивидуальный подход, но тогда вы будете платить в 2 раза больше ,чем штатному. В больших компаниях может быть многое автоматизировано и вам только один раз напишут о том, что ждут документ для ответа на требование или согласования сумм для уплаты налогов. Но «алё, Настя, переведи в ООО БАТОН 200 тысяч за куртки» — это не про бизнес. Это про что-то другое.
Хотите качественный сервис? Тогда помните о том, что обязанности по договору есть не только у исполнителя.
Хотите, чтобы бухгалтерия стала для вас помощником в зарабатывании денег? Тогда читайте договор перед подписанием.
#мспживи