Чтобы документ приобрел юридическую силу, необходимо подтвердить его подлинность. Для этого используют несколько средств, в том числе печать и штамп. Несмотря на сходство этих инструментов, они имеют и ряд отличий.
Штамп: определение, виды, функции
Штамп (или штемпель) – это инструмент ручного либо автоматического типа, который может быть изготовлен из разных материалов и предназначается для создания оттиска либо переноса красителя на определенную поверхность. Его основная функция – подтверждение какого-либо события. В роли поверхности может выступать бумага, сургуч, кожа, тесто и другие материалы.
Благодаря штампу не нужно каждый раз вручную писать одну и ту же информацию – он помогает упростить и ускорить делопроизводство, придать документам завершенный вид. Штампы нужны для создания служебных отметок, заверки копий документов и других целей.
Некоторые виды штампов:
- Адресный (угловой). Содержит различную справочную информацию об организации, включая название, номер телефона, почтовый и электронный адрес. Обычно имеет размер 7х10 см.
- Регистрационный. Служит подтверждением того, что организация берет на себя ответственность за документ.
- Памятка. Различные штампы, свидетельствующие о постановке документа на контроль, его поступлении, способе отправки и др.
- Бухгалтерский. Типовые отметки, например: «Оригинал», «Образец», «Копия» и др.
- Маркировочный. Не подлежит регламентации, поскольку находится в индивидуальном распоряжении организации. Внешний вид и содержание полностью зависит от предназначения.
Интересный факт: штампы и печати должны находиться под тщательным контролем и подлежат учету. Каждый новый инструмент регистрируется в специальном журнале. Все штампы и печати хранятся только в отведенном месте (чаще в сейфе). Их выдача и возврат фиксируются.
Чаще всего штамп имеет форму прямоугольника, но встречаются и другие варианты: круглые, квадратные, треугольные. Оттиск может содержать пустые строчки, предназначенные для заполнения от руки, например, проставления даты, номера и т.п.
Что такое печать? Виды и предназначение
Удостоверяющая печать – это инструмент, который используется для подтверждения подлинности документов. Так же называется оттиск, который создается данным инструментом. По аналогии со штампом печать может осуществляться несколькими способами: с помощью переноса красителя, сухого тиснения, создания оттиска на пластичном материале.
Виды печатей:
- государственная (содержит изображение герба РФ);
- печать юридического лица или индивидуального предпринимателя (ИП);
- врачебная;
- нотариальная;
- факсимиле (подпись должностного лица).
Печати с гербом могут использовать органы государственной власти и организации с соответствующими полномочиями. Они изготавливаются согласно ГОСТ 51511-01. Предприниматели и юридические лица с помощью печатей подтверждают подлинность своих подписей на бумагах. Оттиск может содержать имя ИП, название и адрес организации, другие данные.
Интересный факт: сургуч для запечатывания писем изобрели в Индии, а Европа о нем узнала в средние века. В России сургуч начали использовать в конце 17 века, а с 2011 года принято решение отказаться от данного материала, поскольку появилось множество современных способов защиты почтовых отправлений.
Чем отличается штамп от печати?
Разница между штампом и печатью:
- Юридическая сила. Печать – обязательный элемент на официальных документах. Статус штампа ниже – он не служит способом заверки бумаг.
- Предназначение. Печать используется для подтверждения подлинности официальных документов. А штамп является инструментом делопроизводства и упрощает бумажную работу.
- Возможность изменения данных. Менять информацию на оттиске печати категорически запрещено. В некоторых видах штампов предусмотрены пробелы для заполнения от руки.
- Необходимость. Печать должна обязательно присутствовать на официальных документах. Наличие штампов – индивидуальное решение организаций, предприятий и т.д.
- Форма. Печать традиционно имеет круглую форму. К размеру и содержанию имеется ряд требований в зависимости от ее вида. Штамп обычно прямоугольный, но строгих ограничений нет.
- Расположение. Чаще всего печать ставят внизу документа рядом с подписями, тем самым подтверждая подлинность. Штамп может стоять в любом месте в зависимости от его вида.